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Software zur Zeiterfassung schafft Klarheit

Einfach Arbeitszeiten elektronisch erfassen
Zeiterfassung

Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren. Viele mittelständische Unternehmen müssen nun in Systeme zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten investieren. Mit einer passgenauen Software für Zeiterfassung lassen sich die gesetzlichen Anforderungen einfach, schnell und günstig erfüllen. Wie das funktioniert, zeigt unser Best Practice-Beispiel.

Homeoffice, Remote Working, Teilzeit und viele weitere flexible Arbeitszeitmodelle sind in nahezu allen Unternehmen Standard. Doch seit Herbst vorigen Jahres ist insbesondere auf kleine Unternehmen und Mittelständler eine neue Herausforderung zugekommen: die gesetzliche Verpflichtung, alle Arbeitszeiten vollständig zu erfassen und zu dokumentieren. Um diese Anforderung zu erfüllen, bedarf es allerdings keiner hohen Investitionen. Mit einer auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Software für die Zeiterfassung lassen sich mit wenig Aufwand und überschaubaren Kosten alle Arbeitszeiten aufzeichnen und rechtssicher nachhalten. Das Gute daran: Mit einer individuellen Lösung für die Zeiterfassung können auch weitere Funktionen verknüpft werden. Ob Verfügbarkeit, Krankheitsstand oder Urlaubszeiten – alle diese Infos lassen sich mit dem trinidat-timetracker mühelos dokumentieren.

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Software zur Arbeitszeiterfassung: Wie funktioniert es?

Wie funktioniert der trinidat-timetracker? Die von den Programmierern bei trinidat entwickelte Software funktioniert ebenso einfach wie effizient. Als moderne Webanwendung angelegt, können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überall und jederzeit auf die Zeiterfassung zugreifen. Im Büro am Desktop, im Homeoffice am Notebook oder unterwegs per Smartphone oder Tablet. Seit der Einführung dieses praktischen Tools sieht die morgendliche Routine bei allen Mitarbeitenden folgendermaßen aus:

  • Zeiterfassung öffnen, einloggen und mit Arbeitsbeginn auf „Start“ klicken.
  • Danach kann noch ausgewählt werden, ob im Büro oder aus dem Homeoffice gearbeitet wird.

Die Webanwendung hat eine Reihe an Auswahlmöglichkeiten, die per Mausklick denkbar einfach anzuwählen sind. Bei einer kurzen Kaffeepause reicht ein Klick auf „Kurze Pause“, zur Mittagszeit ist ein Standardfeld „Mittagspause“ voreingestellt. Falls ein Arztbesuch notwendig ist, wählt der Mitarbeiter den Punkt „Krank/Arzt“. Die voreingestellten Abwesenheitsgründe erleichtern nicht nur den Mitarbeitern die Zeiterfassung. Sie geben auch allen anderen Teammitgliedern klare und aktuelle Infos über den Status der Kollegen. Am Ende des Arbeitstages folgt dann nur noch ein Klick auf den „Feierabend-Button“.


Welche Vorteile bietet Software zur Zeiterfassung?

Der trinidat-timetracker bietet eine Vielzahl an Vorteilen. So werden alle Start- und Stopp-Vorgänge in einer Datenbank gespeichert. Mit den Datensätzen erstellt die Software ein vollständiges Protokoll der Arbeitszeiten. Doch dies sind bei weitem noch nicht alle Vorteile. Zu den Extras, die sich vor allem für Unternehmen mit bis 100 Mitarbeitenden anbieten, gehört die Statusübersicht aller Beschäftigten. Neben dem Namen des Mitarbeiters enthält diese Übersicht auch Infos zu den Punkten:

  • Anwesend
  • Feierabend
  • Arbeitsfreier Tag
  • Urlaub
  • Krank

Neben dem vordefinierten Status können Mitarbeiter auch individuelle Abwesenheitsgründe eingeben. Falls ein Kundentermin ansteht oder eine längere Pause gemacht wird, kann dies im timetracker einfach eingetragen werden. Diese Mitteilungszentrale ist besonders praktisch, weil so alle Kolleginnen und Kollegen immer über den Grund und die Dauer der Abwesenheit Bescheid wissen.


Software zur Arbeitszeiterfassung mit integrierter Ressourcenplanung

Die Arbeitszeitmodelle und die Qualifikationen aller Mitarbeitenden sind in der Software zur Zeiterfassung hinterlegt. Die trinidat ist ein Unternehmen für Software-Entwicklung und beschäftigt naturgemäß hauptsächlich Mitarbeiter mit der Qualifikation Programmierung. Bei den Arbeitszeitmodellen sind auch komplexe Konfigurationen möglich, etwa zu unterschiedlichen Wochenarbeitszeiten.

Der trinidat-timetracker erstellt auf Knopfdruck einen Bericht der verfügbaren Programmierkapazität jedes Mitarbeiters. Diese Funktion erleichtert die Ressourcenplanung enorm. Die Geschäftsführung, die Gruppen- und Teamleiter sind jederzeit genau über die verfügbaren Programmierkapazitäten informiert. Mit Abzug der fest für Projekte eingeplanten Stunden berechnet sich die planbare Programmierkapazität.


Schnittstelle zu Ticketsystem

Bei trinidat werden alle Software-Projekte im Ticketsystem Redmine verwaltet. Dort buchen die Programmierer die für die Teilaufgaben geleisteten Stunden auf Tickets. Daraus entstehen die Stundenzettel für die Abrechnung. Der trinidat-timetracker hat eine Schnittstelle zu Redmine und führt automatisiert einen Vergleich der tatsächlichen Arbeitszeit mit den in Redmine eingetragenen Stunden durch. Vorteil für die Programmierer: Sie haben jederzeit einen genauen Überblick zu allen geleisteten Stunden in Redmine und einen Abgleich zur tatsächlichen Arbeitszeit. So kann die trinidat sichergehen, dass alle geleisteten Stunden auch abgerechnet werden. Für unsere Kunden schafft diese faire Abrechnungsmechanik zusätzliches Vertrauen, da immer nur exakt die beauftragten Programmierstunden abgerechnet werden können.

Arbeitszeitsoftware schafft Rechtssicherheit und Vertrauen

Arbeitszeitsoftware schafft Rechtssicherheit und Vertrauen

Mit dem trinidat-timetracker hat die trinidat eine ebenso einfach zu bedienende wie intelligente Anwendung zur Arbeitszeiterfassung entwickelt. Für die Mitarbeiter, das Personalmanagement und die Geschäftsführung bietet die Software passgenaue Funktionen, die eine rechtlich abgesicherte und transparente Arbeitszeiterfassung möglich machen.

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