Elterninitiative Kinderkrebsklinik e.V.
Smarte Software zur Spenden- und Mitgliederverwaltung
Moderne Webanwendung ersetzt alte Access-Anwendung
Gegründet:
1997
Hauptsitz:
Düsseldorf
trinidat-Kunde seit:
2021
Die Initiative
Die Elterninitiative Kinderkrebsklinik e.V. (EKK) wurde 1979 von betroffenen Eltern, Ärzten und Kinderkrankenschwestern gegründet. Ziel der Initiative ist es seitdem, chronisch kranke Kinder am Universitätsklinikum Düsseldorf in vielfältiger Weise zu unterstützen und zu fördern. Mit verschiedenen Maßnahmen trägt die EKK dazu bei, die Lebensqualität der erkrankten Kinder, Geschwisterkinder und Familien während der Behandlung, aber auch nach Therapieende zu verbessern.
Die Elterninitiative Kinderkrebsklinik e.V. sammelt Spenden, um zum Beispiel medizinische Geräte und Möbel anzuschaffen oder den Kindern einen Spielplatz und ein Spielzimmer mit Spiel- und Bastelmaterialien bereitzustellen.
Der Auftrag
Die EKK nutzte seit Ende der 90er-Jahre verschiedene Access-Anwendungen, um Spenden, Spender, Urteile, Gerichte und Spendenaktionen zu pflegen. Da die alte Software nur noch auf einem Windows 7-Betriebssystem laufen konnte, war die Anwendung nur noch bedingt nutzbar und sorgte zudem für Sicherheitsprobleme, da auch der Windows 7-Support eingestellt wurde. Die alte Software führte auch zu einem großen Zeitaufwand für die Mitarbeiter der EKK, da immer wieder die passende Liste für die Bearbeitung einer Spende herausgesucht und eine tägliche Synchronisation der Daten mit den anderen Datenbanken manuell durchgeführt werden musste.
Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Software-Lösung stellte sich schnell heraus, dass bestehende Standardsoftware zur Spenden- und Mitgliederverwaltung meist zu teuer war und unnötige und unpassende Funktionen aufwies.
Für eine individuell entwickelte Software entschied sich die EKK, da hier zum Beispiel alle sensiblen Daten auf dem eigenen Server gespeichert werden. Passgenaue Funktionen und eine gemeinsam erarbeitete Benutzeroberfläche waren weitere Argumente für die Entwicklung einer individuellen Anwendung.
Die trinidat war Partner der Wahl für die EKK, da die fachliche Expertise und erste Mock-ups der neuen Anwendung das Team der EKK direkt überzeugte. Auch war es der EKK wichtig, ein Unternehmen aus Düsseldorf zu beauftragen.
Die Ziele
Die trinidat sollte die alte Access-Anwendung ablösen und durch eine moderne Webanwendung ersetzen. Diese sollte einen Teil der bisherigen Funktionalitäten aufweisen und eine Reihe kundenspezifischer Wunschfunktionen erhalten, um das Arbeiten mit der Mitglieder- und Spendenverwaltung deutlich anwenderfreundlicher zu gestalten. Zu diesem Zweck erstellte die trinidat ein Realisierungskonzept, das gemeinsam mit allen Mitarbeitern der EKK abgestimmt wurde. So konnten alle späteren Benutzer der Software schon vor dem Programmieren der Webanwendung ihre Wünsche und Anforderungen an die neue Software einbringen.
Die Mitglieder- und Spendenverwaltung sollte als zentrale Erfassung aller relevanten Spenden- und Mitgliederdaten dienen. Dabei sollte auch zwischen Vereinsdaten und Stiftungsdaten unterschieden werden können. Spenden und Einzahlungen von Mitgliedern und von unfreiwilligen Spendern (z.B. gerichtlich verhängte Bußgelder) sollten automatisch erfasst und digital verwaltet werden können. Anforderung der EKK war es auch, eine anwenderfreundlichere Software zu nutzen, um Einzahlungen und Spenden effizienter als zuvor verwalten zu können. Ein Kundenwunsch war es zudem, Spendenzahlungen auch weiterhin manuell erfassen zu können.
- Weniger Arbeitsschritte und einfacheres Arbeiten bei der Spendenverwaltung, damit die Mitarbeiter mehr Zeit für Projekte und Aktionen bekommen, die den kranken Kindern und Ihren Angehörigen helfen.
- Effizientere Bearbeitung von Spendenaufkommen insbesondere in Hochphasen, wie z.B. zur Weihnachtszeit.
- Präzise automatische Berechnung von Raten und Zahlungsfristen bei Gerichtsspendern.
Die Herausforderung
Die Ablösung veralteter Software ist datentechnisch oft mit einigen Herausforderungen verbunden. Insbesondere dann, wenn wie in diesem Fall, eine 25 Jahre alte Access-Datenbank-Anwendung mit großen Datensätzen durch eine moderne Webanwendung ersetzt werden soll. So wurden etwa in der alten Access-Anwendung der EKK teilweise andere Datentypen verwendet als in der neuen Web-Applikation. Die Übernahme der Altdaten erfolgte deshalb in Form einer sanften, sprich schrittweisen Migration von Daten. Auch andere bzw. neue Pflichtfelder und neue Import- und Exportfunktionen waren für die erfahrenen trinidat-Programmierer eine herausfordernde Aufgabe, die sie schlussendlich zur vollen Zufriedenheit des Kunden lösen konnten.
Die Lösung
Das trinidat-Team entwickelte zunächst gemeinsam mit der EKK ein Realisierungskonzept, das alle Wünsche der Benutzer und die fachlichen Anforderungen an die neue Software bündelte. Um die passgenau auf die EKK zugeschnittenen Funktionen und die Benutzeroberfläche der Anwendung bestmöglich zu entwickeln, entschied sich die trinidat für eine Webanwendung mit Blazor Technologie von Microsoft in der Programmiersprache C#. Für die Benutzeroberfläche kamen Bootstrap und Radzen-Komponenten zum Einsatz.
Dashboard
Übersichtliches Dashboard zur Spenden- und Mitgliederverwaltung.
Automatisierte Zuordnung der Spenden
CSV-Importfunktion mit anschließender automatisierter Zuordnung von Spenden und Spendern
Listen und Vorlagen
Smarte Listenübersicht inklusive Word- und Excel-Exportfunktion für Briefvorlagen und Auswertungen.
Ergebnisse
Nach mehrmonatiger Konzeption und Entwicklung erhielt die Elterninitiative Kinderkrebsklinik e.V. eine leistungsfähige Webanwendung zur Spenden- und Mitgliederverwaltung, die exakt auf die Anforderungen der EKK zugeschnitten wurde. Das gemeinsame Herausarbeiten der Anforderungen mit allen Mitarbeitern, eine sichere Altdatenübernahme, eine stabile Software-Architektur und eine intuitive Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass die Anwendung nun reibungslos genutzt werden kann. Im Ergebnis bedeutet dies: viel weniger Arbeitsschritte bei der Spendenverwaltung, eine klare Menüstruktur und eine funktionierende Fehlervermeidung.
So können die Mitarbeiter der EKK schneller und einfacher Spenden und Mitglieder verwalten und erhalten mehr Zeit, um sich um die Herzensprojekte zu kümmern, die den kranken Kindern zugutekommen.
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