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Digitale Checklisten für den Außendienst
Raus aus dem Formular-Dschungel: Wie Software-Lösungen den Außendienst optimieren
Eng getaktete Wartungstermine, unvorhergesehene Zusatzaufgaben und das alles organisiert mit einem Stapel Formulare und dem Klemmbrett unter dem Arm. Nutzen Ihre Außendienstmitarbeiter bei Terminen vor Ort noch immer Papierformulare, die umständlich ausgefüllt und vom Kunden unterschrieben werden müssen? Und führt dies dazu, dass sich Termine verschieben, Aufgaben liegen bleiben und es schwierig wird, Sonderwünsche zu berücksichtigen? Erfahren Sie in dem folgenden Beitrag, wie Sie Ihren Außendienst mit digitalen Checklisten effizienter einsetzen. Erleben Sie, wie Ihre Außendienstmitarbeiter und Techniker im Field Service nicht nur Zeit sparen, sondern auch stressfreier und effizienter ihrer Arbeit nachgehen.
Mit digitalen Checklisten, angebunden an eine Software zur Einsatzplanung, lassen sich Außendienst-Termine effizient planen und durchführen. Dank intelligenter Features, etwa digitale Signaturen und Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder FSM-Anwendungen sparen die Mitarbeiter nicht nur Zeit. Die digitale Erfassung und Protokollierung der Tätigkeiten vermeidet auch Fehler und schafft Transparenz für Auftragnehmer und Dienstleister gleichermaßen.
Möchten Sie raus aus dem Formular-Dschungel?
Wir entwickeln digitale Checklisten für den Außendienst.
Was ist eine digitale Checkliste?
Digitale Checklisten, mit denen zum Beispiel Prüfprotokolle direkt beim Einsatz vor Ort erstellt und übermittelt werden, sind heutzutage unablässige Tools für den Außendienst. Mit einer direkten Anbindung an eine FSM-Software oder ERP-Lösung lassen sich so standardisierte und auch unvorhergesehene Arbeitsabläufe, Sicherheitsprotokolle und Qualitätskontrollen deutlich schneller und effizienter erledigen.
Oft enthält die digitale Checkliste eine Reihe an vordefinierten und immer wiederkehrenden Aufgaben und Arbeitsschritten, die Techniker beispielsweise im Facility Management ausführen müssen. Hierzu zählen zum Beispiel Wartungen, Installationen und Reparaturen. Ein Vorteil der digitalen Checkliste gegenüber dem Klemmbrett ist dabei die direkte Erfassung von Echtzeit-Daten, die unmittelbar in der Anwendung verfügbar sind und für die weitere Einsatzplanung genutzt werden können.
Gegenüber vorgefertigten Software-Lösungen für den Außendienst haben individuell programmierte digitale Checklisten dabei den Vorteil, dass spezifische Aufgaben oder Kundenanforderungen direkt und ohne Programmierkenntnisse angepasst werden können.
Aus der digitalen Checkliste wird somit ein smartes Tool, das exakt auf den jeweiligen Bedarf der Außendienst-Teams zugeschnitten ist. Dazu kommt die transparente Übersicht zu erledigten und noch offenen Arbeiten und die Möglichkeit, schnell und direkt Berichte zu erstellen und ins Büro zu senden.
Wir bei trinidat entwickeln für unsere Kunden digitale Checklisten, die dazu noch weitere praktische Funktionen haben:
- Digitale Signatur-Funktion für die papierlose Unterschrift
- Zugriff von überall und jederzeit dank webbasierter Anwendung für mobile Geräte
- Offline-Fähigkeit für das Arbeiten an Orten ohne Internetverbindung
- Intelligente Schnittstellen zu Unternehmenssystemen wie ERP
- Automatisierte Berichtsfunktion für die standardisierte und fehlerminimierte Erfassung der Arbeitsschritte und Ergebnisse
Warum Außendienstler eine digitale Checkliste nutzen sollten
Eine digitale Checkliste ist für Außendienstmitarbeiter und Techniker das Tool der Wahl, wenn es um Effizienz, Genauigkeit und Qualität der Arbeit geht. Zusammengefasst lassen sich folgende Gründe für die Nutzung digitaler Checklisten aufführen:
- Weniger Fehler: Mit Erinnerungs- und Warnfunktionen werden die Außendienstmitarbeiter automatisch auf vergessene oder noch nicht erledigte Arbeitsschritte hingewiesen. Das vermeidet nicht nur Kundenbeschwerden, sondern hilft auch bei der Einsatzplanung.
- Schnelleres Arbeiten: Automatisierte Dokumentation der Arbeiten per Smartphone oder Tablet versus handschriftliches Eintragen aller Arbeitsschritte: Der Gewinner in puncto Zeitersparnis ist hier eindeutig die digitale Checkliste.
- Bessere Qualität: Viele Arbeiten müssen standardisiert und gründlich unter Einhaltung strenger Vorschriften ausgeführt werden. Mit Kontrollfunktionen hilft die digitale Checkliste dabei, zu überprüfen, ob alle Schritte und Vorgaben auch tatsächlich eingehalten wurden. Übrigens erleichtern digitale Checklisten auch die Durchführung von Audits und den Nachweis der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Dazu kommt eine erhöhte Flexibilität für spezifische Aufgaben und besondere Umstände. Durch eine einfache Anpassung der Checklisten kann so die Arbeit vor Ort effizienter umgesetzt werden. Mit der Integration der digitalen Checklisten in weitere Unternehmensanwendungen verbessern sich außerdem Workflows und Prozesse. Hierbei spielt auch die Reporting-Funktion digitaler Checklisten eine Rolle. Per Echtzeit-Reporting haben Teammitglieder im Management stets einen transparenten Überblick über den Stand der Arbeiten und eventuelle Probleme. So können Termin- und Routenplanungen direkt an die entsprechende Situation am Einsatzort angepasst werden.
Fazit
Insgesamt führen digitale Checklisten also zu mehr Effizienz und Transparenz, vermeiden Fehler und erhöhen so die Arbeitsqualität. Positiver Effekt dessen sind zufriedenere Kunden und Geschäftspartner, die schlussendlich ja auch von reibungslosen, pünktlich und fehlerfrei fertiggestellten Aufgaben bei der Wartung, Reparatur oder Installation profitieren.
Ihr Außendienst arbeitet noch mit dem Klemmbrett?
Wir entwickeln digitale Checklisten, die Ihren Außendienst nach vorne bringen.
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