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Digitalisierung im Mittelstand
Warum die Digitalisierung für Mittelständler so wichtig ist
Wie Geschäftsprozesse und Produkte smart werden
Die Welt befindet sich in einem rasanten digitalen Wandel: Schulunterricht per Videokonferenz, Bezahlen per Smartphone-App und automatisierte Rechnungsstellung – die Digitalisierung beeinflusst immer mehr Bereiche unseres Lebens. Was genau verstehen wir unter digitaler Transformation und warum ist die Digitalisierung im Mittelstand so wichtig?
„Alexa, starte die digitale Transformation!“ Für die Sprachassistentin des großen Online-Händlers mag dieser Auftrag machbar sein.
Vielen Unternehmen in Deutschland – insbesondere aus dem Mittelstand – bereitet die Digitalisierung von Produktion und Geschäftsprozessen nach wie vor Kopfschmerzen. Zugleich ist den Firmen die Bedeutung digitaler Prozesse für ihren Erfolg klar geworden: Laut einer Befragung von mehr als 500 deutschen Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zweifeln nur noch zwölf Prozent am Nutzen der Digitalisierung für ihre Firma. Anfang 2020 war noch mehr als ein Viertel der Unternehmen skeptisch, ob der digitale Wandel ihre Firma weiterbringen kann.
Was ist gemeint, wenn von Digitalisierung die Rede ist? Im Grunde genommen geht es schlicht um die Transformation des Analogen ins Digitale. Insofern ist digitale Transformation an sich ein alter Hut. Radiowecker, Armbanduhren und Fotokameras werden schon seit dem letzten Jahrhundert von Chips gesteuert. Und Konzerne wie Google oder Amazon digitalisieren die Welt bereits seit den neunziger Jahren.
Alles wird smart
Um die Tragweite der Digitalisierung für Lebens- und Arbeitswelten zu erfassen, lohnt ein Blick auf den digitalen Wandel von Geschäftsprozessen und Produkten. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es in erster Linie darum, wiederkehrende Tätigkeiten und Abläufe im Betrieb und zwischen Geschäftspartnern effizient zu gestalten und zu standardisieren. Meist steuert dann auch eine Standardsoftware diesen Prozess.
Ein klassisches Beispiel für die Digitalisierung standardisierter Geschäftsprozesse ist das Management von Kundendaten.
Digitalisierung im Mittelstand: Im ersten Schritt beginnen Unternehmen damit, ihre Kundendaten und -dokumente digital zu verwalten. Ob per Excel-Tabelle oder mithilfe einer speziellen CRM- oder ERP-Anwendung. Hier werden Kundendaten, Auftragsstatus, Rechnungshistorie und weitere Daten in einer Software gebündelt und bearbeitet. Dies ermöglicht es, Rechnungen, Kundenwünsche und Lieferzeiten zentral zu überblicken und zeitnah auf Abweichungen zu reagieren.
Umfassende digitale Prozesse
Im zweiten Schritt der digitalen Transformation werden dann Kunden, Lieferanten/Dienstleister und Geschäftsprozesse integriert. Nicht nur für Mittelständler bietet eine konsequente Digitalisierung der Prozesse eine Reihe an Wettbewerbsvorteilen:
- Automatisierte Prozesse und ein digitales Workflow-Management schaffen Flexibilität und federn Krisen ab. So haben Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisiert haben, die Möglichkeit, standortunabhängig und kanalübergreifend zu arbeiten. Besonders während der Corona-Pandemie mussten Konzerne und KMU schnell Lösungen entwickeln, um zum Beispiel mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen – ohne dabei den Workflow zu unterbrechen.
- Digitale Arbeitsabläufe sind anwenderfreundlicher und einfacher zu dokumentieren: Sind alle relevanten Daten in einer Plattform/einem Tool verfügbar, können Beschäftigte einfacher – auch aus dem Homeoffice – Projekte bearbeiten. Alle Prozesse lassen sich strukturiert nachverfolgen und dokumentieren. Zudem werden Aufträge und Zuständigkeitsbereiche eindeutig festgelegt.
- Automatisierte Prozesse verbessern auch das Monitoring, etwa von Projektmeilensteinen. Regelmäßige automatische Reportings sorgen außerdem dafür, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und in der Folge effizienter zu arbeiten.
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Keine halben Sachen
Um diese Vorteile voll ausschöpfen zu können, sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse konsequent und umfassend digitalisieren. Vor allem alteingesessene Mittelständler, deren Geschäftsmodell bisher auch analog gut funktioniert hatte, stehen hier häufig vor Problemen. Während ein Start-up von vornherein seine Geschäftsprozesse digital und automatisiert aufstellen kann, bauen viele konventionelle Unternehmen digitale Prozesse auf eine bestehende IT-Infrastruktur auf. Dies kann im ersten Schritt zwar einige Geschäftsabläufe optimieren. Langfristig sollte jedoch das Ziel sein, alle Prozesse soweit zu automatisieren, dass die Firma wettbewerbsfähig bleibt.
Betreibt das Unternehmen zum Beispiel einen Online-Shop, sollte dieser komplett in die Unternehmensprozesse eingebettet sein. Das bedeutet, dass alle Kauf-Plattformen und Bestelloptionen (Website, E-Mail, Social Media-Kanäle) in das Shopsystem integriert sind. Im Idealfall fließen alle Kundendaten dann automatisiert und strukturiert in die Kundendatenbank des Unternehmens ein. Zugleich steuert die Software bestenfalls die Auftragsbearbeitung. So werden Lagerbestände und Lieferzeiten, Rechnungsstellung und After Sales stringent aus einer Plattform heraus gemanagt.
Das Internet der Dinge
Wir wohnen im Smart Home und werden in nicht ferner Zukunft das Auto einfach selbst fahren lassen. In der Fabrik steuern Roboter und RFID-Chips die Produktionslinien. Und wenn wir im Kundencenter unseres Stromanbieters anrufen, ist unser Service-Ansprechpartner ein KI-gestützter Sprachbot. Was klingt, wie eine Vision aus der Zukunft ist in vielen Teilen längst Realität. Und die Entwicklung geht rasant weiter. Das „Internet of Things“, mit all seinen vernetzten Produkten lässt sich nicht aufhalten. Ob selbstfahrendes Auto oder die Armbanduhr, die unzählige Gesundheitsparameter analysiert: Auf Algorithmen basierende Software sorgt für immer „smartere“ Produkte.
Für die Produktentwicklung von Mittelständlern eröffnet der digitale Wandel hin zu smarten Produkten eine Vielzahl an Geschäftsoptionen. Grundlage für die „selbstdenkenden“ Produkte ist – im Gegensatz zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen – eine individuell entwickelte Software, die exakt auf die Ziele und Anforderungen des Produkts abgestimmt ist. trinidat entwickelt solche individuellen Software-Lösungen. Der Vorteil: Auftraggeber bekommen die uneingeschränkten Nutzungsrechte und können die Anwendung sowohl inhouse nutzen, als auch als Produkt oder als digitalen Bestandteil eines Produkts vermarkten. Somit ermöglicht eine passgenau und individuell entwickelte Software die erfolgreiche digitale Transformation von Geschäftsprozessen und Produkten und schafft echten Mehrwert.
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