TRINIDAT-WIKI
E-Rechnungen werden Pflicht
Jetzt handeln und gesetzliche Fristen einhalten.
Vom papierlosen Büro träumen Unternehmen schon lange – mal mit mehr, oder in Deutschland, oft auch mit weniger Erfolg. Einen Schritt in die digitale Zukunft werden ab nächstem Jahr viele Unternehmen gehen. Denn ab 2025 wird die E-Rechnung (elektronische Rechnung) Pflicht für Unternehmen. Grund dafür ist der Beschluss für das sogenannte Wachstumschancengesetz vom März 2024, das die E-Rechnung zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr macht.
Für Unternehmen im B2B-Bereich kommen ab 2025 damit bei der Rechnungsbearbeitung einige rechtliche, technische und organisatorische Fragen zum Vorschein. Um für die stufenweise Einführung der E-Rechnung vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, bereits jetzt die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung zu kennen und im Unternehmen umzusetzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Was genau ist mit einer-E-Rechnung gemeint? Zunächst einmal wird künftig nur noch zwischen „E-Rechnungen“ und „Sonstigen Rechnungen“ unterschieden.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die digital erstellt, übermittelt und bearbeitet werden kann. Neu und wichtig daran: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Daten-Format nach der Norm EN 16931 ausgestellt und digital verarbeitet werden können. Das bedeutet auch, dass eingescannte Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format in Zukunft nicht mehr ausreichen. Die neue Regelung für E-Rechnungen soll die manuelle Rechnungsbearbeitung ablösen und eine komplett automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglichen. Dazu sind verschiedene Anforderungen an die verwendeten Datenformate zu beachten. So erfüllen aktuell standardisierte Formate wie die XRechnung, die schon länger bei öffentlichen Aufträgen im Einsatz ist, die Anforderungen an die E-Rechnung. Auch das hybride Datenformat ZUGFerD, eine Mischung aus PDF-Dokument und XML-Datei, entspricht der europäischen Norm.
Sie benötigen individuelle Beratung zur E-Rechnung?
Unsere Experten freuen sich auf Ihre Anfrage.
E-Rechnungspflicht: Welche Unternehmen sollten jetzt handeln?
Ihre Buchhaltung nutzt bereits die XRechnung oder das Datenformat ZUGFerD? Dann sind Sie auf der sicheren Seite. Wenn Sie allerdings Geschäftsrechnungen noch als PDF per E-Mail verschicken, dann sollten Sie Ihre Rechnungsprozesse zügig modernisieren. Ab 2025 besteht für alle Unternehmen, die steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) abrechnen, die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Übrigens: Ab 2028 gilt diese Pflicht auch für Kleinunternehmer. Rechnungen an Endkunden (B2C) sind nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen.
Achtung beim Rechnungsempfang!
Auch wenn es für Kleinunternehmen und Unternehmen mit ausschließlich Endkunden noch etwas Übergangszeit gibt: Für den Empfang von E-Rechnungen müssen alle Unternehmen vorbereitet sein! Das bedeutet: Auch wenn Ihr Unternehmen nur Privatkunden hat, muss Ihre Buchhaltung technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in den genannten standardisierten Formaten zu empfangen und zu verarbeiten.
E-Rechnungen: Technische und organisatorische Anforderungen
Ab 2025 muss das Format der E-Rechnung den gesetzeskonformen Standards zur Rechnungsstellung und -verarbeitung entsprechen. Dementsprechend ist es wichtig, dass sich die genutzte Buchhaltungssoftware in bestehende Enterprise-Systeme, etwa ERP-Lösungen, integrieren lässt. Wir bei trinidat passen bestehende Software unserer Kunden seit einigen Monaten entsprechend an die E-Rechnung an und implementieren die digitale Rechnungsstellung gemäß der rechtlichen, technischen und kundenspezifischen Anforderungen. Hierbei programmieren wir zum Beispiel neue Rechnungsmodule in die genutzten ERP-Systeme ein. Dadurch kann die Rechnungsstellung nahtlos und fehlerfrei weiterlaufen und zugleich an die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst werden.
Zusätzlich zu der reibungslosen Integration in bestehende Abrechnungssysteme sind weitere technische Anforderungen bei der Umstellung auf die E-Rechnung wichtig. So sollte mit der Implementierung der standardisierten E-Rechnungsformate eine komplette Automatisierung der Rechnungsprozesse angestrebt werden.
Dies steigert nicht nur die Effizienz der Rechnungsbearbeitung, sondern sorgt auch dafür, dass (menschliche) Fehler bei der Rechnungsstellung minimiert werden. Auch Sicherheitsaspekte und Anforderungen an den Datenschutz sollten bei der Umstellung auf die digitale Buchhaltung beachtet werden.
Wie immer, wenn eine neue oder weiterentwickelte Software in Unternehmen ausgerollt wird, sollten die Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten möglichst frühzeitig ins Boot geholt und zur neuen Anwendung geschult werden. Damit der Workflow bei der digitalen Rechnungsstellung nahtlos weiterläuft, sollte auch geprüft werden, inwieweit die Umstellung auf die E-Rechnung weitere Geschäftsprozesse betrifft. Daher ist es ebenfalls wichtig, vor der Umstellung Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten zu informieren und abzuklären, dass alle Geschäftspartner E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Weiterentwicklung bestehender Software
Da die meisten Unternehmen bereits eine Software für die Buchhaltung nutzen, ist eine individuelle Weiterentwicklung der Bestandssoftware oft der schnellste und günstigste Weg zur E-Rechnung. In vielen Fällen ist die Umstellung auf eine teure Standardsoftware nicht ratsam. Die trinidat passt Ihre bestehende Anwendung, etwa Ihr ERP-System, genau nach Ihren Anforderungen an und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen nicht nur rechtssicher werden, sondern auch schneller und effizienter erstellt, verschickt und verarbeitet werden können.
Die E-Rechnung kommt. Handeln Sie jetzt!
Wir beraten Sie zur nahtlosen Einführung der E-Rechnung in Ihre IT-Systeme.