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Excel modernisieren: Vorteile einer modernen Webanwendung
Was tun, wenn Excel an seine Grenzen stößt?
Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von Microsoft wird seit den 90er-Jahren von unzähligen privaten und vor allem beruflichen Anwendern genutzt. So ist es nicht verwunderlich, dass auch in etlichen Fachabteilungen deutscher Firmen oft erstaunlich leistungsfähige Excel-Anwendungen entstanden sind, die aber mittlerweile häufig an ihre Grenzen stoßen. Diese zeigen sich in vielen Bereichen, von der Datensicherheit über Kompatibilität und Skalierbarkeit bis hin zur Benutzerfreundlichkeit. Zugleich wird Excel vielerorts nach wie vor als zentrale Anwendung für die Verwaltung unternehmenskritischer Daten genutzt.
Wir zeigen Ihnen an konkreten Beispielen, welche Probleme bestehende Excel-Anwendungen in Betrieben verursachen können und welche Möglichkeiten eine Modernisierung bietet.
Excel-Anwendungen: Probleme und Lösungen
Bei der Arbeit mit Excel treten insbesondere beim Mehrbenutzerbetrieb zahlreiche Probleme auf. Je intensiver eine Excel-Anwendung in Unternehmen und anderen Organisationen genutzt wird, desto stärker wird der Wunsch nach einer Problembehebung. Wir analysieren typische Probleme bei Excel-Anwendungen und zeigen Lösungsmöglichkeiten auf.
Kennen Sie diese Probleme bei Excel-Anwendungen?
Probleme bei großen Datenmengen
Ja, Excel hat mehr als eine Million Zeilen pro Blatt. Dennoch ist das Programm nicht für die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt und wird bei großen Datenmengen langsam und fehleranfällig. Beim Einsatz von Excel in unternehmenskritischen Bereichen stellt die unsichere Performance ein gravierendes Risiko dar. Dahingegen ermöglichen Webanwendungen quasi unbegrenzte Datenmengen, die auf Datenbanken wie zum Beispiel dem Microsoft SQL Server verarbeitet werden. Dort entsprechen die Zeilen Datensätze. Die Anzahl der Datensätze ist hier lediglich durch den verfügbaren Speicher begrenzt.
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Unzureichende Sicherheit
Excel bietet nur eine eingeschränkte Datensicherheit. So kann zwar ein Arbeitsblatt durch ein Kennwort geschützt werden. Wer jedoch das Kennwort kennt, hat uneingeschränkten Zugriff auf das Arbeitsblatt. Bei einer Webanwendung werden in der Regel Benutzerkonten verwaltet. Jedes Konto hat ein gesondertes Passwort und spezifizierte Zugriffsrechte. So können an Nutzer granular festgelegte Zugriffsrechte vergeben werden. Diese sorgen dafür, dass Daten entweder nur eingesehen, geschrieben oder bearbeitet werden können.
Zu geringe Datenqualität
Menschliche Fehler, etwa falsche Dateneingaben oder leer gelassene Felder in Datensätzen können große Probleme für die Prozesse im Unternehmen verursachen. Uns sind Fälle bekannt, bei denen Gehälter aufgrund einer unsauber sortierten Tabelle fehlerhaft ausgezahlt wurden und dies erst Tage später aufgefallen ist. Demgegenüber speichert eine Webanwendung die Daten in normalisierten Tabellen und verwaltet Beziehungen zwischen diesen Tabellen. Bei zusätzlicher Aktivierung von referentieller Integrität wird die Integrität der Datenbank auch bei Datenänderungen und Löschungen verhindert.
Schlechte Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Excel speichert alle Daten und Berechnungen in einer Datei und Windows merkt sich, welcher Benutzer diese Datei zuletzt gespeichert hat und wann dies geschehen ist. Etwas komfortabler wird es beim Einsatz von SharePoint. Excel zeigt hier eine Historie an und auf Knopfdruck kann eine Dateiversion in der Historie wieder abgerufen werden. Zugleich verursacht die parallele Arbeit mehrerer Benutzer an einer Excel-Tabelle oft Probleme. Typisch dafür ist die Verwirrung um die jeweils finale Version der Datei. Versehentlich überschriebene Daten oder die Dateneingabe in veraltete Dateiversionen sind klassische Fehler bei der Verwendung von Excel. In einer Webanwendung mit spezifizierten Zugriffsrechten sind solche Kollaborationsprobleme und Gefahren von vornherein ausgeschlossen.
Welche Vorteile bieten Datenbank-Anwendungen gegenüber Excel?
Viele Excel-Anwendungen bereiten Unternehmen aus den oben genannten Gründen allerlei Kopfschmerzen. Eine Lösung kann es sein, Webanwendungen mit angebundener Datenbank anstelle Excel einzusetzen. Einige Vorzüge webbasierter Anwendungen haben wir bereits kennengelernt. Zusammenfassend lassen sich die folgenden Vorteile auflisten.
- Schneller und leistungsfähiger: Excel ist bei der Datenmenge beschränkt und die Arbeit mit großen Datenmengen kann langsam und mühselig werden. Diese Probleme haben Webanwendungen nicht, denn sie sind von vornherein darauf angelegt, große Daten schnell und effizient zu verarbeiten.
- Konsistenz und Sicherheit: Wir programmieren in unsere Anwendungen Mechanismen, die die Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit von Daten sicherstellen. Hinzu kommt die Möglichkeit, kundenspezifische Anforderungen zu integrieren, etwa eine Benutzerrechteverwaltung, eine Verschlüsselung und Backups.
- Analyse und Reporting: Leistungsfähige Tools zur Datenanalyse und -validierung und spezifisch nutzbare Reporting-Funktionen bieten praktische Vorteile gegenüber Excel-Anwendungen.
- Integration und Workflows: Webanwendungen bieten viel mehr Möglichkeiten bezüglich Integration und Workflow: In individuell zugeschnittene Anwendungen lassen sich automatisierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben und Tätigkeiten implementieren. Auch passgenaue Schnittstellen zur Integration in bestehende Systeme sind ein Vorteil individuell entwickelter Webanwendungen gegenüber Excel.
- Benutzerfreundlichkeit: Individuell entwickelte Webanwendungen bieten im Gegensatz zu den beschränkten Möglichkeiten von Excel intuitive Benutzeroberflächen, die genau auf die jeweiligen Anforderungen im Betrieb programmiert und angepasst werden können.
Insgesamt bietet eine Ablösung von Excel in Form einer Webanwendung eine Reihe an Vorteilen und ist weit mehr als nur ein Problemlöser. Auch was die Zukunftsfähigkeit und technologische Weiterentwicklung betrifft sind Datenbank-Programme als Webanwendung deutlich im Vorteil gegenüber den eingeschränkten Optionen bei Excel.
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