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IT-Projekt vorbereiten
Wie Sie Ihr IT-Budget mit guter Vorbereitung schonen
IT-Projekte gehen schnell ins Geld – vor allem dann, wenn sie nicht richtig vorbereitet sind. Sparen Sie sich unnötige Kosten und schonen Sie Ihre Nerven mit einer guten Vorbereitung Ihres IT-Projekts. Wir geben Ihnen Tipps und Tricks, wie Ihr Software-Projekt immer im Budget bleibt, schnell fertig wird und Ihren Qualitätsansprüchen gerecht wird.
Die digitale Transformation umfasst immer mehr Unternehmensbereiche. Zentral für den digitalen Wandel von Unternehmen ist eine passende IT-Infrastruktur. Nur mit einer gut aufgestellten Unternehmens-IT lassen sich Geschäftsprozesse auf heutige und künftige digitale Anforderungen anpassen. Doch Vorsicht! Viele dringende und wichtige IT-Projekte laufen schnell aus dem Ruder. Wenn die Ziele und Anforderungen des Projekts unscharf definiert sind, wird eine Software-Entwicklung unnötig teuer und aufwändig.
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IT-Projekt vorbereiten: Startphase
Sie haben Ihr Projekt inhouse definiert, einen Budgetrahmen festgelegt und einen Software-Entwickler ausgewählt. Die Programmierer setzen sich an die Arbeit und schon bald erfreuen Sie sich an einer brandneuen Software. So weit die schöne Theorie. In der Praxis braucht es eine präzisere Vorbereitung, damit Ihr IT-Projekt im Budget bleibt.
Halten Sie Ihre Anforderungen an die zu entwickelnde Software möglichst detailliert und umfassend fest. Ob Sie hierzu ein Word-Dokument aufsetzen oder eine Präsentation zusammenstellen, ist egal.
Hauptsache, Sie legen dem Software-Entwickler ein schriftliches Dokument vor, das genau beschreibt, was Sie von der Software erwarten. Übrigens: Dazu ist nicht immer ein umfangreiches Lastenheft nötig. Auch eine kurze Zusammenstellung reicht in der Regel für die Startphase des IT-Projekts aus.
Tipp: Unsere Software-BeraterInnen helfen Ihnen gerne bei der Zusammenstellung der wichtigsten Anforderungen und geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihr IT-Projekt bestmöglich angehen.
Was soll die Software können?
Das Anforderungsprofil für Ihr IT-Projekt können Sie in zwei Bereiche gliedern: die funktionalen und die nicht-funktionalen Abläufe.
Kern der funktionalen Anforderungen ist die Frage: Was soll die Software leisten? Im ersten Schritt genügt es, wenn Sie grob darstellen, was die Anwendung konkret übernehmen soll. Sollen Rechnungen automatisiert erstellt werden? Geht es um die Anbindung von Vertriebsprozessen an Produktionsabläufe? Oder soll eine Desktop-Anwendung in eine flexible Webanwendung oder App umprogrammiert werden? Wichtig ist dabei, den aktuellen Stand und die bestehenden Probleme zu beschreiben. Wenn Ihr Rechnungswesen ineffizient ist, zeigen Sie dem Software-Entwickler möglichst konkret, wie Ihr Unternehmen aktuell abrechnet. Auch Besonderheiten bei Ihrer Rechnungsstellung sollten Sie so genau wie möglich darstellen. Dafür können gerne auch Dateien aus den bisherigen Abläufen an den IT-Dienstleister gegeben werden. Im nächsten Schritt geht es um die erste grobe Zieldefinition: Wie möchten Sie die Abläufe ändern? Welche Funktionen soll die neue Software haben? Diese Informationen helfen dabei, ein tragfähiges Realisierungskonzept für Ihr IT-Projekt zu erstellen.
Wie soll die Software genutzt werden?
Wenn das Ziel der Software-Entwicklung klar umrissen ist, geht es an die nicht-funktionalen Abläufe. Je genauer Sie diese Anforderungen beschreiben, desto einfacher machen Sie es dem Entwicklerteam, genau die Software zu programmieren, die Ihnen weiterhilft. Denn, egal ob das IT-Projektmanagement klassisch oder agil aufgestellt ist: Wenn die Rahmenbedingungen klar sind, geht die Entwicklung schneller, günstiger und reibungsloser.
Folgende Fragen sollten im Idealfall vor dem Start Ihres IT-Projekts beantwortet sein:
- Wer und wie viele Nutzer sollen mit der Software arbeiten?
- Bekommen alle Nutzer die gleichen Zugriffsrechte oder gibt es Klassifizierungen?
- Hat Ihr Unternehmen besondere IT-Richtlinien für Sicherheit und Datenschutz?
- Gibt es ein Corporate Design, das auf der Benutzeroberfläche eingehalten werden soll?
- Soll die Anwendung auf Ihren oder auf externen Servern laufen?
- Gibt es spezielle Anforderungen Ihrer IT-Abteilung, die eingehalten werden müssen?
- Wie ist das IT-Projektteam aufgestellt? Gibt es eine Projektleitung?
Von der Anforderung zum Konzept
Wenn Sie die Anforderungen an die Software und die Rahmenbedingungen konkret beschrieben haben, kann der Software-Dienstleister schnell und ohne unnötige Abstimmungsschleifen an das Realisierungskonzept gehen. Das Konzept zeigt genau auf, welche Funktionen und Features die Software erhalten wird und zeigt in Wireframes und Mock-ups wie die Anwendung später aussehen wird. Genau die Voraussetzung dafür, dass Ihr IT-Projekt garantiert „in Time, in Quality & in Budget“ bleibt.
Christoph Spielmann, trinidat-Geschäftsführer
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