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Digitalisierung von Unternehmensprozessen
Geschäftsabläufe digitalisieren
Papierkrieg mit Rechnungen und Excel-Listen, die unendlich lang geraten: Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten noch analog oder nutzen Software, die längst nicht mehr Schritt hält mit veränderten Abläufen und Tätigkeitsbereichen. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist nicht nur wettbewerbsentscheidend. Sie setzt vor allem den Mittelstand unter Handlungsdruck, mit digitalen Technologien alle Arbeitsbereiche effizienter zu gestalten. Wie passgenau entwickelte Software Unternehmen dabei unterstützt, Prozesse zu automatisieren und den Mittelstand fit für die digitale Transformation zu machen, zeigen wir in diesem Beitrag.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen werden analoge Abläufe mit Hilfe von digitalen Technologien umgestellt. Wenn Unternehmen ihre Geschäftsabläufe optimieren und effizienter sowie kostensparender agieren möchten, kommen aufwändige, einst manuell bearbeitete Abläufe auf den Prüfstand und werden von software-gestützten Prozessen ersetzt. Im besten Fall folgen diese Schritte einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, die häufig wiederkehrende Prozesse und zeitintensive Routinetätigkeiten identifiziert und unternehmensweit digitalisiert und automatisiert.
So können Unternehmen in verschiedenen Bereichen – vom Rechnungswesen, über den Kundenservice bis zur Produktion Geschäftsabläufe vom Analogen ins Digitale transformieren.
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Wie können Unternehmen ihre Geschäftsabläufe digitalisieren?
Digitalisierung von Unternehmensprozessen: Ein Unternehmen kann auf verschiedenen Wegen seine Prozesse und Geschäftsabläufe digitalisieren. Damit Kunden, Lieferanten und vor allem die beteiligten Mitarbeiter die Transformation mittragen und eingespielte Abläufe im Unternehmen erfolgreich weitergeführt werden, sollte die Digitalisierung sorgfältig geplant und systematisch umgesetzt werden. Die folgenden Aspekte sollten Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beachten:
- Relevante Prozesse identifizieren: In welchen Bereichen können digitale Prozesse die größten Vorteile bringen? Bei welchen Geschäftsabläufen sollte die Effizienz gesteigert werden? Mit einer umfassenden Bestandsaufnahme finden Unternehmen heraus, in welchen Bereichen sie am meisten von einer Digitalisierung profitieren würden.
- Passende Technologien auswählen: Digitalisierung ist ein weites Feld. Bei der Vielzahl an Technologien und Werkzeugen, die Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen können, kann man leicht den Überblick verlieren und in die falsche Technologie investieren. Wichtig ist, die passenden Tools und Technologien zu finden, die genau den jeweiligen Anforderungen entsprechen.
- Mitarbeiter mitnehmen: In vielen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter jahrelang mit Aktenordnern oder einer veralteten Software – und sehen mitunter keinen Anlass, dies zu ändern. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es auch darum, die Mitarbeiter abzuholen, zu überzeugen und zu schulen. Denn, trotz KI und Co. sind es die Mitarbeiter, die maßgeblich über Effizienz und Erfolg des Unternehmens entscheiden.
- Schrittweise umsetzen: Wenn die relevanten Abläufe identifiziert, die geeigneten Technologien ausgewählt und die Mitarbeiter geschult sind, kann es losgehen mit der Digitalisierung der Prozesse. Dabei bietet sich eine schrittweise Vorgehensweise an.
- Prüfen und verbessern: Digitale Transformation ist ein dynamischer Prozess. So sollte nach der schrittweisen Umsetzung und Einführung digitaler Technologien genau geschaut werden, wie sich die Prozesse und Geschäftsabläufe entwickeln. Wo liegen Schwachstellen? Welche weiteren Prozesse sollten digitalisiert werden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern?
Wie kann individuell entwickelte Software dabei unterstützen, Geschäftsabläufe zu digitalisieren?
Um Geschäftsabläufe zu digitalisieren, braucht es passende Software-Lösungen. Dabei führt der Einsatz von Standardanwendungen allzu oft zur Enttäuschung. Denn die vorgefertigten Anwendungen lassen sich nur bedingt, mit viel Aufwand und hohen Kosten auf die unternehmensspezifischen Prozesse und Anforderungen zuschneiden und sie erfüllen die an sie gestellten Anforderungen nicht. Folge: Das Unternehmen muss seine Prozesse an die Software anpassen.
Ganz anders sieht es aus, wenn eine individuell entwickelte Software zum Einsatz kommt. Denn Individualsoftware passt sich den Prozessen an und nicht umgekehrt.
Individuell entwickelte Software unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf verschiedene Weise:
- Automatisierung: Mit einer individuell entwickelten Software können Routineaufgaben, wie Dateneingabe, Rechnungserstellung oder Bestellprozesse exakt so automatisiert werden, wie es das jeweilige Unternehmen benötigt.
- Integration: Geschäftsabläufe digitalisieren bedeutet Integration von verschiedenen Systemen und Daten. Individualsoftware wird genau an bestehende IT-Infrastrukturen angepasst und ermöglicht es, Daten aus ERP-Systemen oder CRM-Anwendungen in Echtzeit und ortsunabhängig abzurufen und zu verarbeiten.
- Personalisierung: Individuell entwickelte Software passt sich den spezifischen Prozessen und Arbeitsabläufen des Unternehmens an. So werden Geschäftsprozesse optimiert und können mit geringerem Aufwand abgewickelt werden.
- Datensicherheit: Nicht nur bei der Arbeit mit sensiblen Daten kommt es auf die Sicherheit an. Individuelle Software wird genau auf die Sicherheitsanforderungen des Kunden hin programmiert und ermöglicht die Verschlüsselung von Daten und die Überwachung von Zugriffsrechten.
Mit individueller Software einfach digital werden
Insgesamt trägt individuell entwickelte Software dazu bei, die Digitalisierung von Unternehmensprozessen effizienter zu gestalten, indem manuelle Prozesse automatisiert, Systeme und Daten integriert, Prozesse personalisiert, die Datensicherheit verbessert und Echtzeitinformationen bereitgestellt werden.
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